18 - نظام المحررات والملفات والحفظ بـ اللائحة الإدارية للعاملين بـ شركة القناة لرباط وأنوار السفن

يعمل بنظام الملفات والحفظ التالي :-
أولا : أــ المحــررات :
1. علي مدير كل إدارة عامة أو من يحل محله إعتماد مشروع المحرر الصادر من الشركة إلي الغير قبل عرضه علي السلطة المختصة لتوقيع الأصل المعد للتصدير .
2. يكون توقيع المحررات الصادرة إلي الغير وفقا لما يحدده رئيس مجلس الإدارة بقرار يصدر منه .
3. تقيد جميع المحررات الصادرة ، وتختم بخاتم البريد الصادر ويوقع علي الخاتم كاتب التصدير .
4. يشتمل سجل البريد الصادر علي البيانات الآتية :-
• رقم المحرر الصادر وتاريخ التصدير .
• ملخص موضوع المحرر والجهة الصادر إليها .
• وصف موجز لمرفقات المحرر .
• نوع الرسالة ( طرد-مسجل-مستعجل-عادي-يالسركي... إلخ ) .
• وزن الرسالة وتكلفتها عند اللزوم .
• رقم وتاريخ الرسالة الواردة والملف المتصل بموضوع المحرر الصادر .

5. يخصص سجل آخر لقيد البريد السري علي أن يعهد إلي مدير إدارة السكرتارية والمحفوظات أو من يقوم مقامه بإمساكه .
6. تسلم صورة إلي الإدارة التي لها صلة بموضوع المحرر الصادر، وصورة إلي المختص بالتتبع .
7. تحفظ صورة من المحرر الصادر في الأرشيف المركزي بإدارة السكرتارية والمحفوظات بملف الموضوع الصادر في شأنه المحرر .
8ـ يوضع المحرر الصادر في مظروف يكتب عليه إسم وعنوان الجهة الصادر إلبها ويصدر بالطريق التي تحددها الإدارة التي لها صلة بالموضوع المحرر وذلك عن طريق البريد أو التسليم المباشر بالسركي .

ب ـ المحررات الواردة :

9. تتسلم إدارة السكرتارية والمحفوظات البريد اليومي الواردة عن طريق مصلحة البريد أو عن طريق الإتصال المباشر بين الغير وبين الشركة .
10. تفض مظاريف البريد الوارد وتثبت مشتملاته عدا المظاريف السرية ومظاريف العطاءات فتثبت في محضر خاص وتتخذ في شأنها الإجراءات الخاصة بها .
11. تقيد جميع الرسائل في سجل البريد الوارد ، وتختم بخاتم البريد الوارد ويوقع علي الخاتم كاتب البريد الوارد ويرفق بكل رسالة المظروف الواردة فيه .
12. يشتمل سجل البريد الوارد علي البيانات الآتية :
• رقم الوارد وتاريخ الورود .
• نوع الرسـالة .
• الجهه التي أصدرتها .
• الأوراق المرفقة بها .
• خلاصة بموضوعهـا .
• رقم وتاريخ الرسالة الصادرة والملف المتصل بالموضوع .

13. يخصص سجل آخر لقيد الأوراق ذات القيمة كالشيكات .
14. يخصص سجل آخر لقيد البريد السري علي أن يعهد إلي مدير إدارة السكرتارية والمحفوظات بإمساكه .
15. يعرض البريد الوارد علي رئيس مجلس الإدارة كما يعرض عليه البريد السري قبل فض مظاريفه .
16. تصور أو تنسخ صور من البريد الوارد ويبقي الأصل بإدارة السكرتارية ويسلم إلي كل جهه بالشركة ما يخصها من صورالبريد ومرفقاته وفقا لتوزيع رئيس مجلس الإدارة ويتم التسليم بموجب سجل يوقع عليه بالإستلام
17. يخطر المختص بالتتبع بصورة من المحررات الواردة والتأشيرات الصادرة في شأنها لمتابعة الرد عليها والربط بين الرسائل الصادرة والواردة .
18. تحفظ الأوراق والمحررات بعد إنتهاء الحاجة التي تداولتها في الأرشيف المركزي بالملفات المخصصة لها .

ثانيا : الملفات والحفظ :
19. توضع الأوراق والمحررات الخاصة بمسألة معينة أو بجملة مسائل من نوع واحد داخل ملف (دوسيه) مرتب حسب تسلسل التواريخ ومرقمة بأرقام متتالية ويبين علي ظهر الملف إسم الملف ورقمه ، ويبين بداخله أرقام وتواريخ وموضوع الأوراق التي يشملها الملف .
20. يوضع فهرست بأسماء وأرقام الملفات ، ويوضع علي كل محرر رقم الملف الخاص به .
21. تخطر الإدارات بصورة من فهرست الملفات ، لوضع أرقام تلك الملفات علي المحررات التي تعد بمعرفتها .
22. توضع صورة من المحررات الصادرة داخل ملف واحد لدي المختص وبالتتبع وذلك لمتابعة الرد عليها .
23. تسلم الملفات إلي إدارات الشركة بناء علي طلب كتابي يوضح به إسم الملف ورقمه والغرض من طلبه ، ويسلم الملف بمقتضي إيصال إستلام يوضح به بيان واف عن الملف ، ويرد الإيصال إلي صاحبه بعد إعادة الملف .
24. تحفظ الملفات في الأرشيف المركزي وللإدارات أن تحتفظ لديها بأرشيف خاص يشمل الأوراق والمحررات المتعلقة بأعمالها .

ثالثا : أحكام عامة :

25. تختص إدارة السكرتارية والمحفوظات بالبريدالوارد وحفظ الملفات بألارشيف المركزي التابع لها ، كما تختص بتتبع البريد .
26. تراعي إدارة السكرتارية والمحفوظات إستيفاء الدمغة علي الطلبات التي تقدم من العاملين وفقا للقانون .
27. يكون تسليم المحررات والأوراق إلي إدارات الشركة بموجب سركي يخصص لهذا الغرض يوقع عليه المستلم بما يفيد الإستلام . كما يكون التسليم للسكرتارية من هذه الجهات بذات الطلريقة المشار إليها .
28. تقوم إدارة السكرتارية والمحفوظات بتصدير المحررات الموقعة من السلطة المختصة وفقا لهذا النظام .
29. يخصص كاتب للبريد الوارد ، وكاتب للبريد الصادر وكاتب للتتبع والحفظ ويعملون تحت إشراف وتوجيه إدارة السكرتارية .
30. يحفظ خاتم الشركة بالسكرتارية والمحفوظات ويختم به المحررات الصادرة
31. تحفظ أصول الوثائق والعقود بالإدارة العامة للشئون المالية وتسلم صورا منها إلي إدارة الشئون القانونية وإلي الإدارات المختصة .
32. تختص إدارة السكرتارية والمحفوظات بقيد القرارات والأوامر والتعليمات والمنشورات الصادرة من رئيس مجلس الإدارة في السجلات المخصصة لذلك ووضع الأرقام عليها وتوزيعها علي القطاعات والإدارات بحسب الأحوال وإيداع الأصول بالملفات المخصصة لها بألارشيف المركزي بعد توقيع جهات الإستلام عليها بما يفيد العلم وإستلام صورها .
33. لرئيس مجلس الإدارة إدخال مايراه من تعديلات علي هذا النظام طبقا لظروف العمل ومقتضياته .